Как писать электронные письма так, чтобы они доходили получателям

Вот уже 10 лет около 360 дней в году я регулярно читаю и отправляю десятки писем по электронной почте. За этот немалый срок я собрала список основных проблем, которые усложняют процесс взаимопонимания людей при общении посредством электронной переписки. Мне очень хочется поделиться с вами накопленной информацией. Пусть это будет мой небольшой вклад в повышение эффективности делового интернет-общения.

Вы скажете: «Да какая почта!? Ведь уже давно все пользуются мессенджерами!». Я конечно же не могу не согласиться, что удобство электронной почты для моментального получения необходимой информации в электронном виде уже под сомнением. Но сможете ли вы назвать мне хоть один общедоступный мессенджер, который позволяет удобно структурировать переписку, прикреплять документы к конкретному тексту, ставить автоматические напоминания в календарь и т.д.? Не можете? То то же.

Конечно, если речь идет о переписке с друзьями и родственниками, то почта действительно может показаться устаревшим инструментом. Но для делового общения с коллегами по работе, с клиентами, партнерами, спам-ботами в конце-концов 🙂 , электронная почта — это надежный классический инструмент.

Так как же писать письма так, чтобы они доходили до получателя во всех смыслах этого слова? Чтобы ваша переписка не усложняла рабочие процессы, не отбирала дополнительное время, а наоборот повышала вашу эффективность.

Я не собираюсь в этой заметке рассуждать о правилах делового этикета при написании писем. Об этом есть целые книги от авторов, которые на этом «собаку съели». Я лишь хочу рассказать вам о банальных негласных правилах, следуя которым вы существенно облегчите свой ежедневный компьютерный труд.

Небольшая, но очень важная преамбула.
Любая переписка в интернете, в том числе посредством электронной почты, может быть использована против вас. Да, вы все правильно прочли. Ваше письмо может быть выложено в открытом виде, оно может быть отнесено нотариусу, юристу, в полицию, может использоваться, как и бумажный документ, во внутренних расследованиях компании. Помните старую поговорку: «Что написано пером, то не вырубишь топором»? Так вот в интернете эти слова усиливаются многократно. Бумагу можно сжечь, закинуть в шредер, съесть, на крайний случай. Но диски серверов и компьютеров помнят все и даже больше. Так что, если вы не хотите, чтобы вам потом было мучительно стыдно и больно, когда кто-нибудь на нервах психанёт и устроит вам кровавую баню из нарезки ваших же несдержанных, некомпетентных, или хамских писем, то подумайте десять раз, прежде чем написать какую-то глупость.
Ну это так, лирическое отступление. А теперь матчасть.

Заполняйте ваше электронное письмо снизу вверх

  1. Для начала прикрепите к письму все вложенные файлы, если таковые планируете отправлять. Если вы не сделаете этого в самом начале, то с вероятностью 50% вы забудете это сделать в конце. И начнутся бесконечные письма «вдогонку». Хорошо, если «на той стороне интернета» сидит человек с ангельским терпением. Но лично меня подобные похитители времени, забывающие прикрепить файлик, мягко говоря раздражают. Кстати, о прикрепляемых вложениях:
    • Папку с файлами можно прикрепить только в архиве, то есть она у вас с расширением .zip, .rar и т.п. Вы наверняка об этом знаете, но я на всякий случай напоминаю.
    • Если это отдельные файлы, то обязательно обращайте внимание на их расширение. Отправляйте только популярные форматы, например .pdf. Можно .doc и .xls, если вы на 100% уверены, что у получателя есть программные пакеты типа Microsoft Office, OpenOffice или хотя бы просмотрщик этих форматов. Проявите хоть немного уважения к тому, кому шлете письмо с этими вложениями — убедитесь, что он сможет это у себя на устройстве открыть. Если у вас нет возможности узнать об этом заранее — отправляйте только общедоступные форматы файлов.
    • «Вес» письма в мегабайтах все еще имеет ограничение по объему. Ваши вложения по 10 мб каждое, вероятнее всего «не пролезут» через ограничения на почтовом сервере получателя. Конечно, если вы шлете письмо с gmail на gmail, то можно «пропихнуть» и большой объем. Но если почта вашего получателя находится на корпоративном сервере фирмы, где он работает, то постарайтесь ограничится вложениями, не превышающими в общей сумме 2 мб. В этом случае проблем возникнуть не должно.
  2. После того, как вы прикрепили вложения, приступайте к написанию самого письма. В самом начале не забывайте поприветствовать человека или группу людей, которым пишите. Мысли свои излагайте коротко и внятно, так, как если бы вы писали докладную записку на работе 🙂 Шучу конечно же, но старайтесь все же не растекаться мыслью по древу. Экономьте время вашего виртуального собеседника. Но в то же время, не забывайте о том, что из текста вашего письма должно быть четко понятно, что именно требуется от человека, которому вы пишите. Не забудьте упомянуть о вложениях к письму, потому как получатель может случайно не заметить, что вы ему что-то там прикрепили. В конце обязательно поставьте подпись, желательно с вашими дополнительными контактными данными, чтоб ваш собеседник мог уточнить детали, если ему из письма не все было понятно.
  3. Следующим шагом будет заполнение поля «Тема письма». Да, тему нужно писать обязательно и точка. Во-первых, некоторые антиспам-программы могут вообще не пропускать письма, в которых не заполнено поле «тема». Во-вторых, по словам в теме письма, если она правильно написана, можно быстро найти среди кучи других писем нужное. Более того, по ключевым словам в теме письма можно найти нужное письмо по истечении длительного времени в случае необходимости. В-третьих, письма без указания темы выглядят как спам.
    Что писать в теме письма? Пишите факты. Получателю, да и вам тоже, должно быть из темы письма понятно что это: задача, форс-мажор, документы, просьба об оплате и т.п. Не думайте, что если вы написали в теме одно слово «Срочно» и поставили 4 восклицательных знака, то вы большой молодец. Срочно что? Эвакуироваться из офисного здания???
    Я обычно пишу темы наподобие вот этих: «Ценовое предложение по оборудованию Mikrotik от 22.05.2018 / компания Витайм Груп»; «Информация об оплате услуг за март 2018 года. СРОЧНО», «Пример Договора об оказании услуг и Доп. соглашений. Для предварительного ознакомления.» Вы можете сделать по-своему и намного лучше, главное, не забывайте уделить этому моменту внимание и обязательно заполняйте ТЕМУ письма.
  4. Только после всех этих шагов пишите адрес получателя. Проверьте все буквы в адресе. На этом можно бы было поставить точку, но я наконец-то выскажусь по поводу вписывания адресов получателей.
    Никогда, слышите, НИКОГДА не пишите группу не связанных между собой людей (точнее их адресов) в одном письме в поле адрес! Каждый из ваших получателей увидит ВЕСЬ ваш сокровенный список рассылки. Более того, найдется кто-нибудь очень умный, который обязательно нажмет кнопочку «Ответить всем» и тогда вы узнаете все, что о вас думают. А если серьезно, это просто крайне непрофессионально. Если это рассылка однотипного письма на большое количество разных получателей, используйте для этого специальные инструменты рассылок. Не можете, не умеете, не хотите? Тогда пишите каждому отдельно. Да, 50 отдельных писем, вы меня правильно поняли. Если вам нужно написать кому-то одному, но при этом поставить в копию еще и своего начальника, например, то для этого есть поле «Скрытая копия». Его использование позволит получателю не заметить того, что вы отправили это письмо еще кому-то.
    Ах да, по поводу функции «Ответить всем», если вы ведете переписку сразу с группой людей, не забывайте использовать именно эту кнопочку.

Еще несколько советов:

  • Старайтесь каждому отдельному глобальному вопросу посвящать отдельное письмо. Не думаете же вы, что «с той стороны интернета» сидит какой-то многорукий Шива, который с радостью вникнет и выполнит все ваши 54 несвязанные между собой задачи, перечисленные в одном письме?
  • Не напевайте бесконечно одну и ту же ноту «Ре». Не позволяйте вот этому вот «Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Проект договора….» уничтожать текст в теме письма. Не поленитесь и при очередном ответе просто удалите все эти лишнии reply.
  • Сейчас скажу то, после чего вам захочется кинуть в меня тапком. Старайтесь писать текст в письмах по правилам грамматики. Не забывайте про знаки препинания, про абзацы для каждой отдельной мысли. С принимающей стороны тоже, скорее всего, сидит живой человек, если же вы конечно не переписываетесь с ботами. Так вот этому человеку нужно как-то понять то, что вы ему написали. Подумайте об этом, прежде чем нажать кнопку «Отправить».

Электронная почта — это вам не вайберы со скайпами. Это инструмент деловой переписки, постановки задач и, от части, составления планов. Хранится она на почтовых серверах годами и может быть использована как архив для восстановления какой-либо информации.

У нас есть один клиент, сотрудники которого часто ведут деловую переписку с иностранными партнерами. Так вот этот клиент хранит письма минимум за пять предыдущих лет и часто использует их как доказательную базу и подстраховку в деловых взаимоотношениях. Такие объемы на почтовых серверах злят системных администраторов, но в деловом мире во всем нужно иметь документальное подтверждение. По-другому дела не делаются.

Не забывайте о том, что для вашего партнера или клиента, с которым вы в жизни не очень близко знакомы, ваше электронное письмо — это ваше «лицо», уровень вашего профессионализма, если хотите. Эффективной вам всем переписки!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *