в Бизнес

Как работать с Новой Почтой по договору с безналичной оплатой

Словосочетание “отправка курьерской службой” так прочно вошло в наш обиход, что уже сложно вспомнить как мы раньше без этого обходились. Большинство жителей Украины наверняка давно оценили удобство экспресс-перевозок, а название флагмана украинских курьерских служб доставки “Новая Почта” уже практически стало именем нарицательным, как Xerox или Pampers. Услуги экспресс-перевозок широко используются как частными лицами, так и компаниями. С частным лицом все предельно просто: пришел/вызвал курьера, оплатил наличными, получил/отправил товар. Для юридического же лица, которому необходимо стоимость каждой перевозки списывать на расходы и вести по ним учет, процедура немного сложнее. Давайте разберемся на примере того, как это сделано в “Новой почте” (далее НП).

Итак, если вашей компании часто приходиться осуществлять отправку товаров или документов клиентам и/или получать что-либо от партнеров с помощью службы доставки, то имеет смысл заключить Договор и оплачивать эти услуги по безналичному расчету с НДС.

Для начала сотрудничества вашей компании с ООО “Новая Почта” вам необходимо зайти на официальный сайт http://novaposhta.ua/ и в разделе Бизнес-клиентам/Корпоративным клиентам/Документы скачать шаблон договора и Памятку клиента. Внимательно изучив Памятку, вам необходимо заполнить все реквизиты договора с вашей стороны, распечатать и поставить подписи и печати. Далее вам необходимо приложить к договору копии указанных в Памятке документов и весь этот подготовленный пакет отнести в ближайшее отделение НП. В отделении вам нужно обратиться к старшему оператору и сообщить, что вы принесли пакет документов для оформления Договора. Оператор запакует и оформит ваш пакет как обычную посылку и совершенно БЕСПЛАТНО отправит его в головной офис компании “Новая Почта” для оформления вас как корпоративного клиента.

Совет. Оператор при оформлении пересылки попросит у вас контактный номер телефона компании. Обратите внимание, что лучше всего сразу указать номер, на который вам удобно будет в дальнейшем получать смс-сообщения о посылках. Это необязательно должен быть официальный номер телефона вашего предприятия, это может быть и ваш мобильный номер или корпоративный мобильный. Хотя и здесь есть нюанс, если этот мобильный номер уже привязан в базе НП к чьей-либо фамилии, то его вряд ли перерегистрируют как номер фирмы. Желательно продумать этот момент заранее, так как номер телефона оператор привяжет к вашей компании сразу.

После отправки документов в головной офис, вам необходимо через 3-4 дня перезвонить на телефон клиентской поддержки НП и, продиктовав номер товарно-транспортной накладной (ТТН), которую вам выдали при отправке, узнать статус оформления и дату возврата подписанных документов на отделение (это будет то же самое отделение, с которого вы отправляли документы).

После того, как вы получили оформленный и подписанный договор, можно начинать отправки/получения от имени вашей компании. Ваш договор будет действителен в любом отделении НП. Но не забудьте о доверенности от предприятия на того, кто будет получать или отправлять груз. Если вы все время сотрудничаете с одним и тем же отделением, то удобно единожды принести доверенность сразу на нескольких сотрудников (списком), которые могут быть задействованы в операциях с НП, чтоб не приходилось приносить с собой доверенность при каждом посещении.

Совет. Поскольку ФИО получателя/отправителя будет указано в ТТН, которую вы скорее всего будете подшивать вместе с актами от ООО “Новая Почта”, желательно вносить в доверенность только официально оформленных сотрудников, а не случайных людей.

После всех формальностей, вы можете сообщить своим партнерам, что отныне они могут отправлять вам грузы на имя вашей компании. Для этого при оформлении груза им потребуется указать наименование юридического лица, контактный номер телефона (о котором я писала выше), ну, и как обычно, город и номер склада. Для получения груза вам или другому сотруднику вашей компании, указанному в доверенности, необходимо просто приехать в отделение НП с удостоверением личности и получить груз или воспользоваться курьерской доставкой. Оплачивать на месте ничего не придется. Дважды в месяц в офис вашей компании будет приезжать курьер с актами выполненных работ и налоговыми накладными (каждая перевозка оформляется либо отдельно строкой в акте, либо отдельным актом, с обязательным указанием номера ТТН). Вносить предоплату на счет НП нет необходимости, все услуги вы можете оплатить по итогам месяца.

Договор обязательно нужно продлевать каждый год. Продлить – означает пройти всю процедуру заново. Вам понадобится самим позаботиться о том, чтобы не забыть дату окончания договора, поскольку если вы его вовремя не продлите, вам придет очередной груз, но вы не сможете оплатить его по безналичному расчету. Не надейтесь, что НП позвонит вам и напомнит, или договор автоматически пролонгируется, этого не произойдет 🙂

Приятных вам пересылок!

Оставить комментарий

Комментарии

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

    • Добрый день! Может Вы мне поможете
      У нас договор с НП заключен, но по безналу от пункта Винница в пункт Житомир не берут.
      Подскажите, этот договор что не распростаняеся на все пункты по всей территории Украины?
      Спасибо!

      • Добрый день. Я думаю, вам с этим вопросом лучше обратиться на горячую линию Новой Почты. Могу предположить, что отделение, через которое вы отправляете, является франчайзи и, возможно, не работает через юр.лицо ТОВ “Нова Пошта”. Но это лишь мое предположение.

    • Обратиться в ближайшее отделение, думаю, с такой просьбой. Или при очередной отправке указать другой номер, назвав предприятие