Як писати електронні листи так, щоб вони доходили до одержувачів

Ось уже 10 років близько 360 днів на рік я регулярно читаю і відправляю десятки листів по електронній пошті. За цей чималий термін я зібрала список основних проблем, які ускладнюють процес взаєморозуміння людей при спілкуванні за допомогою електронного листування. Мені дуже хочеться поділитися з вами накопиченою інформацією. Нехай це буде мій невеликий внесок в підвищення ефективності ділового інтернет-спілкування.

Ви скажете: “Та яка пошта !? Адже вже давно всі користуються мессенджерами!”. Я звичайно ж не можу не погодитися, що зручність електронної пошти для моментального отримання необхідної інформації в електронному вигляді вже під сумнівом. Але чи можете ви назвати мені хоч один загальнодоступний месенджер, який дозволяє зручно структурувати листування, прикріплювати документи до конкретного тексту, ставити автоматичні нагадування в календар і т.д.? Не можете? Отож.

Звичайно, якщо мова йде про листування з друзями і родичами, то пошта дійсно може здатися застарілим інструментом. Але для ділового спілкування з колегами по роботі, з клієнтами, партнерами, спам-ботами в кінці-кінців :), електронна пошта – це надійний класичний інструмент.

Так як же писати листи так, щоб вони доходили до одержувача у всіх сенсах цього слова? Щоб ваше листування не ускладнювало робочі процеси, не відбирало додатковий час, а навпаки підвищувало вашу ефективність.

Я не збираюся в цій замітці розмірковувати про правила ділового етикету при написанні листів. Про це є цілі книги від авторів, які на цьому “собаку з’їли”. Я лише хочу розповісти вам про банальні негласні правила, слідуючи яким ви істотно полегшите свою щоденну комп’ютерну працю.

Невелика, але дуже важлива преамбула.
Будь-яка переписка в інтернеті, в тому числі за допомогою електронної пошти, може бути використана проти вас. Так, ви все правильно прочитали. Ваш лист може бути викладено у відкритому вигляді, його можуть віддати нотаріусу, юристу, в поліцію, він може використовуватися, як і паперовий документ, у внутрішніх розслідуваннях компанії. Пам’ятаєте стару приказку: “Що написано пером, то не вирубати сокирою”? Так ось в інтернеті ці слова посилюються багаторазово. Папір можна спалити, закинути в шредер, з’їсти, на крайній випадок. Але диски серверів і комп’ютерів пам’ятають все і навіть більше. Тому, якщо ви не хочете, щоб вам потім було дуже соромно і боляче, коли хтось на нервах психане і влаштує вам криваву баню з нарізки ваших же нестриманих, некомпетентних, або хамських листів, то подумайте десять разів, перш ніж написати якусь дурість.
Ну це так, ліричний відступ. А тепер матчастина.

Заповнюйте ваш електронний лист від низу до верху

  1. Спочатку прикріпіть до листа всі вкладення, якщо такі плануєте відправляти. Якщо ви не зробите цього на самому початку, то з імовірністю 50% ви забудете це зробити в кінці. І почнуться нескінченні листи “навздогін”. Добре, якщо “на тому боці інтернету” сидить людина з ангельським терпінням. Але особисто мене подібні викрадачі часу, які забувають прикріпити файлик, м’яко кажучи дратують. До речі, про вкладення:
    • Папку з файлами можна прикріпити тільки в архіві, тобто вона у вас з розширенням .zip, .rar і т.п. Ви напевно про це знаєте, але я про всяк випадок нагадую.
    • Якщо це окремі файли, то обов’язково звертайте увагу на їх розширення. Відправляйте тільки популярні формати, наприклад .pdf. Можна .doc і .xls, якщо ви на 100% впевнені, що в одержувача є програмні пакети типу Microsoft Office, OpenOffice або хоча б переглядач цих форматів. Проявіть хоч трохи поваги до того, кому шлете лист з цими вкладеннями – переконайтеся, що він зможе це у себе на пристрої відкрити. Якщо у вас немає можливості дізнатися про це заздалегідь – відправляйте тільки загальнодоступні формати файлів.
    • “Вага” листа в мегабайтах все ще має обмеження за обсягом. Ваші вкладення по 10 мб кожне, найімовірніше за все “не пролізуть” через обмеження на поштовому сервері одержувача. Звичайно, якщо ви шлете лист з gmail на gmail, то можна “проштовхнути” і великий обсяг. Але якщо пошта вашого одержувача знаходиться на корпоративному сервері фірми, де він працює, то постарайтеся обмежитися вкладеннями, що не перевищують в загальній сумі 2 мб. В цьому випадку проблем виникнути не повинно.
  2. Після того, як ви прикріпили вкладення, приступайте до написання самого листа. На самому початку не забувайте привітати людину або групу людей, яким пишите. Думки свої викладайте коротко і чітко, так, якби ви писали доповідну записку на роботі 🙂 Жартую звичайно ж, але намагайтеся все-таки не розтікатися мислію по древу. Економте час вашого віртуального співрозмовника. Але в той же час, не забувайте про те, що з тексту Вашого листа повинно бути чітко зрозуміло, що саме потрібно від людини, якій ви пишете. Не забудьте згадати про вкладення до листа, тому як одержувач може випадково не помітити, що ви йому щось там прикріпили. В кінці обов’язково поставте підпис, бажано з вашими додатковими контактними даними, щоб ваш співрозмовник міг уточнити деталі, якщо йому з листа не все було зрозуміло.
  3. Наступним кроком буде заповнення поля “Тема листа”. Так, тему потрібно писати обов’язково і крапка. По-перше, деякі антиспам-програми можуть взагалі не пропускати листи, в яких не заповнено поле “тема”. По-друге, за словами в темі листа, якщо вона правильно написана, можна швидко знайти серед купи інших листів потрібний. Більш того, за ключовими словами в темі листа можна знайти потрібний лист через тривалий проміжок часу в разі необхідності. По-третє, листи без вказівки теми виглядають як спам.
    Що писати в темі листа? Пишіть факти. Одержувачу, та й вам теж, мабуть, з теми листа повинно бути зрозуміло що це: завдання, форс-мажор, документи, прохання про оплату і т.п. Не думайте, що якщо ви написали в темі одне слово “Терміново” і поставили 4 знаки оклику, то ви великий молодець. Терміново що? Евакуюватися з офісної будівлі ???
    Я зазвичай пишу теми на зразок ось цих: “Цінова пропозиція по устаткуванню Mikrotik від 22.05.2018 / компанія Вітайм Груп”; “Інформація про оплату послуг за березень 2018 року. Терміново”, “Приклад Договору про надання послуг і Доп. Угод. Для попереднього ознайомлення.” Ви можете зробити на свій розсуд і набагато краще, головне, не забувайте приділити цьому моменту увагу і обов’язково заповнюйте ТЕМУ листа.
  4. Тільки після всіх цих кроків пишіть адресу одержувача. Перевірте всі букви в адресі. На цьому можна було б поставити крапку, але я нарешті висловлюся з приводу вписування адрес одержувачів.
    Ніколи, чуєте, НІКОЛИ не пишіть групу не пов’язаних між собою людей (точніше їх адрес) в одному листі в поле “адреса”! Кожен з ваших одержувачів побачить ВЕСЬ ваш таємний список розсилки. Більш того, знайдеться хтось дуже розумний, який обов’язково натисне кнопочку “Відповісти всім” і тоді ви дізнаєтеся все, що про вас думають. А якщо серйозно, це просто вкрай непрофесійно. Якщо це розсилка однотипного листа на велику кількість різних одержувачів, використовуйте для цього спеціальні інструменти розсилок. Не можете, не вмієте, не хочете? Тоді пишіть кожному окремо. Так, 50 окремих листів, ви мене правильно зрозуміли. Якщо вам потрібно написати комусь одному, але при цьому поставити в копію ще й свого начальника, наприклад, то для цього є поле “Прихована копія”. Його використання дозволить одержувачу не помітити того, що ви відправили цей лист ще комусь.
    Так, з приводу функції “Відповісти всім”, якщо ви ведете листування відразу з групою людей, не забувайте використовувати саме цю кнопочку.

Ще кілька порад:

  • Намагайтеся кожному окремому глобальному питанню присвячувати окремий лист. Чи не думаєте ж ви, що “з того боку інтернету” сидить якийсь багаторукий Шива, який з радістю виконає всі ваші 54 незв’язані між собою завдання, перераховані в одному листі?
  • Не наспівуйте нескінченно одну і ту ж саму ноту “Ре”. Не дозволяйте ось цьому “Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Проект договору ….” знищувати текст в темі листа. Не полінуйтеся і при черговій відповіді просто видаліть всі ці зайві reply.
  • Зараз скажу те, після чого вам захочеться кинути в мене тапком. Намагайтеся писати текст в листах за правилами граматики. Не забувайте про знаки пунктуації, про абзаци для кожної окремої думки. З приймаючої сторони теж, швидше за все, сидить жива людина, якщо ж ви звичайно не спілкуєтеся з ботами. Так ось цій людині потрібно якось зрозуміти те, що ви їй написали. Подумайте про це, перш ніж натиснути кнопку “Відправити”.

Електронна пошта – це вам не вайбери зі скайпами. Це інструмент ділового листування, постановки завдань і, частково, складання планів. Зберігається вона на поштових серверах роками і може бути використана як архів для відновлення будь-якої інформації.

У нас є один клієнт, співробітники фірми якого часто ведуть ділове листування з іноземними партнерами. Так ось цей клієнт зберігає листи мінімум за п’ять попередніх років і часто використовує їх як доказову базу і підстрахування в ділових взаєминах. Такі обсяги на поштових серверах злять системних адміністраторів, але в діловому світі в усьому потрібно мати документальне підтвердження. Інакше справи не робляться.

Не забувайте про те, що для вашого партнера або клієнта, з яким ви в житті не дуже близько знайомі, ваш електронний лист – це ваше “особа”, рівень вашого професіоналізму, якщо хочете. Ефективного вам усім листування!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *