Як працювати з Новою Поштою за договором з безготівковою оплатою

Словосполучення “відправлення кур’єрською службою” так міцно увійшло в наш побут, що вже складно пригадати як ми раніше без цього обходилися. Більшість жителів України, напевно, давно оцінили зручність експрес-перевезень, а назва флагману українських кур’єрських служб доставки “Нова Пошта” вже практично стала загальною назвою, як Xerox або Pampers. Послуги експрес-перевезень широко використовуються як приватними особами, так і компаніями. З приватною особою все дуже просто: прийшов / викликав кур’єра, оплатив готівкою, отримав / відправив вантаж. Для юридичної ж особи, якій необхідно вартість кожного перевезення списувати на витрати і вести їх облік, процедура трохи складніша. Давайте розберемося на прикладі того, як це зроблено в “Новій пошті” (далі НП).

Отже, якщо вашій компанії часто доводиться здійснювати відправлення товарів або документів клієнтам та / або отримувати що-небудь від партнерів за допомогою служби доставки, то бажано укласти Договір і оплачувати ці послуги за безготівковим розрахунком з ПДВ.

Для початку співпраці вашої компанії з ТОВ “Нова Пошта” вам необхідно зайти на офіційний сайт http://novaposhta.ua/ і в розділі Бізнес-клієнтам / Корпоративним клієнтам / Документи завантажити шаблон договору та Пам’ятку клієнта. Уважно вивчивши Пам’ятку, вам необхідно заповнити всі реквізити договору з вашого боку, роздрукувати і поставити підписи і печатки. Далі вам необхідно докласти до договору копії зазначених у Пам’ятці документів і весь цей підготовлений пакет віднести до найближчого відділення НП. У відділенні вам потрібно звернутися до старшого оператору і повідомити, що ви принесли пакет документів для оформлення Договору. Оператор запакує і оформить ваш пакет як звичайну посилку і абсолютно БЕЗКОШТОВНО відправить його в головний офіс компанії “Нова Пошта” для оформлення вас як корпоративного клієнта.

Порада. Оператор при оформленні пересилання попросить у вас контактний номер телефону компанії. Зверніть увагу, що найкраще відразу вказати номер, на який вам зручно буде надалі отримувати смс-повідомлення про посилки. Це необов’язково повинен бути офіційний номер телефону вашого підприємства, це може бути і ваш мобільний номер або корпоративний мобільний. Хоча й тут є нюанс, якщо цей мобільний номер уже прив’язаний в базі НП до чиєгось прізвища, тоді його навряд чи перереєструють як номер фірми. Бажано продумати цей момент заздалегідь, так як номер телефону оператор прив’яже до вашої компанії відразу.

Після відправки документів в головний офіс, вам необхідно через 3-4 дні зателефонувати до клієнтської підтримки НП і, продиктувавши номер товарно-транспортної накладної (ТТН), яку вам видали при відправці, дізнатися статус оформлення та дату повернення підписаних документів на відділення (це буде те ж саме відділення, з якого ви відправляли документи).

Після того, як ви отримали оформлений і підписаний договір, можна починати відправлення / отримання від імені вашої компанії. Ваш договір буде дійсний в будь-якому відділенні НП. Але не забудьте про довіреність від підприємства на того, хто буде отримувати або відправляти вантаж. Якщо ви весь час співпрацюєте з одним і тим же відділенням, то зручно раз принести довіреність відразу на декількох співробітників (списком), які можуть бути задіяні в операціях з НП, щоб не доводилося приносити з собою довіреність при кожному відвідуванні.

Порада. Оскільки ПІБ одержувача / відправника буде вказано в ТТН, яку ви швидше за все будете підшивати разом з актами від ТОВ “Нова Пошта”, бажано вносити в довіреність тільки офіційно оформлених працівників, а не випадкових людей.

Після всіх формальностей, ви можете повідомити своїх партнерів, що відтепер вони можуть відправляти вам вантажі на ім’я вашої компанії. Для цього при оформленні вантажу їм буде потрібно вказати найменування юридичної особи, контактний номер телефону (про який я писала вище), місто і номер складу або адресу доставки. Для отримання вантажу вам або іншому співробітнику вашої компанії, чиї дані вказані в довіреності, необхідно просто приїхати до відділення НП з посвідченням особи і отримати вантаж або скористатися кур’єрською доставкою. Оплачувати на місці нічого не доведеться. Двічі на місяць в офіс вашої компанії буде приїжджати кур’єр з актами виконаних робіт і податковими накладними (кожне перевезення оформлюється або окремим рядком в акті, або окремим актом, з обов’язковим зазначенням номера ТТН). Вносити передоплату на рахунок НП немає необхідності, всі послуги ви можете оплатити за підсумками місяця.

Договір обов’язково потрібно продовжувати щороку. Продовжити – означає пройти всю процедуру наново. Вам потрібно буде самим подбати про те, щоб не забути дату закінчення договору, оскільки якщо ви його вчасно не продовжите, вам прийде черговий вантаж, але ви не зможете оплатити його за безготівковим розрахунком. Не сподівайтеся, що НП подзвонить вам і нагадає, або договір автоматично пролонгується, цього не станеться 🙂

Приємних вам пересилань!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *